Le scandale actuel décrié dans la presse internationale concernant le couple Renault-Ghosn met notamment en lumière les conditions de remboursement des frais du gérant. En effet, la contrepartie de 50 000 euros octroyée (s’ils sont avérés et nous ne sommes pas ici pour porter un jugement) par Renault à M. Ghosn pour son fastueux mariage au château de Versailles est un exemple de frais non remboursables par l’entreprise.
Cette semaine, ACS Conseil vous propose donc de revenir sur l’un des éléments clés de la gestion d’une entreprise : les frais du gérant.

En bref

Aucune liste officielle n’a été publiée pour établir les frais avancés par un gérant qui sont de fait remboursables. Cependant, il en existe une de facto malgré les conditions relatives au remboursement.
Elle englobe notamment les frais de création d’entreprise, les frais de transport, les frais de repas, les frais d’habillement et les frais de cadeaux.
Pour qu’il y ait remboursement, les frais doivent être justifiés, en lien avec l’activité de l’entreprise et engagés dans son intérêt.

Détails

• Frais de repas

Les repas d’affaires demeurent entièrement remboursables.

NB : Au-delà de 6 100 €/an (comprenant les invitations à des spectacles), ces dépenses doivent être portées sur le “Relevé des frais généraux”.

Le remboursement des frais de repas personnels des gérants dépendent du régime d’imposition. Pour les sociétés assujetties à l’IS (SARL, EURL), les repas personnels sur le lieu de travail ou à proximité ne peuvent être remboursés. Pour les EURL à l’IR, ces frais sont remboursés selon la distance domicile-travail.

• Cadeaux

Ces présents doivent relever de l’intérêt de l’entreprise pour devenir remboursables. Le bénéficiaire peut varier : clients, prospects, ou apporteurs d’affaire.

NB : Fiscalement, un cadeau d’une valeur unitaire inférieure à 69€ octroie à l’entreprise la possibilité de déduire la TVA (par bénéficiaire et par an).

• Frais de déplacements

Cela concerne les indemnités kilométriques, les frais de stationnement, d’hôtel, de transport (train ou avion) et de restauration. Il convient de noter que les trajets domicile-travail n’entrent pas dans ce contexte.
L’utilisation du véhicule personnel du gérant d’une SARL ou EURL à l’IS donne lieu à la prise en charge des frais de réparation, d’assurance, d’intérêt et de location ou crédit-bail.

• Frais lié au travail à domicile

Un gérant exerçant à domicile peut obtenir le remboursement de certains frais comme le loyer, les charges (eau, électricité, internet, et) selon un système de quote-part. Pour cela, n’hésitez pas à contacter un expert-comptable tel qu’ACS Conseil pour une estimation des frais remboursables.

• Frais d’habillement

La quasi-totalité des frais d’habillement ne donnent pas lieu à des remboursements à l’exception des vêtements professionnels tels que les robes d’avocat, les blouses, les uniformes et autres vêtements professionnels obligatoires.

• Amendes

Bien entendu, il reste interdit pour toute société de rembourser les amendes reçues par son gérant.

Démarche administrative

Aux yeux de la loi, le relevé des remboursements des frais du gérant doit être précis et régulier. Il s’agit donc de tenir un relevé mensuel des frais engagés par le gérant ayant donné lieu à un remboursement ultérieur. Sur ce relevé doivent apparaître la date de la dépense, la nature de la dépense ainsi que la justification de la dépense.

Exonération

Tout remboursement calculé de manière forfaitaire devient un supplément de rémunération aux yeux de l’administration fiscale. De ce fait, ils devient imposables. Attention, le montant ne doit pas se révéler excessif vis-à-vis du service rendu.
Par conséquent, un montant exact et une dépense justifiée conditionnent le remboursement des frais engagés par les gérants sans que cela n’entre dans le cadre d’un supplément de rémunération !

En principe, tout « supplément de rémunération » donne lieu à la considération d’une charge déductible pour toute société assujettie à l’IS. Cependant, les gérants majoritaires font l’objet d’une règle de « non-cumul ». En effet, les indemnités forfaitaires sont imposables en leur nom et ne donnent pas lieu à une charge déductible pour la société !

NB : Les remboursements ne doivent pas correspondre à des frais couverts par l’abattement de 10% bénéficiant aux gérants sur leur feuille d’impôt.

Tout gérant ayant recours aux frais réels pour le remboursement des dépenses engagées au nom de l’entreprise doivent mentionner les remboursements dont ils ont bénéficier sur leur feuille d’impôt y compris les indemnités kilométriques.

Par conséquent, vous saurez désormais comment éviter un redressement fiscal pour le remboursement de frais non remboursables. Pour la gestion de votre entreprise au quotidien, notre équipe d’experts pourra vous épauler et vous conseiller grâce à son expérience dans des dizaines de secteurs! Nous contacter.
Enfin, cet article a également pour but de vous faire prendre conscience de l’ensemble des possibilités liées à la gestion des dépenses d’un gérant pour sa société.

Comptablement votre,

ACS Conseil